Het venster met de subvelden van een bepaald veld ziet eruit als in het volgende voorbeeld hieronder:
Als u dubbelklikt op een van de subvelden in de lijst, verschijnt een overzicht van de kenmerken van dat subveld. De kenmerksoorten van de subvelden zijn dezelfde als die van de kenmerksoorten van de velden. Het wijzigen ervan gaat ook op dezelfde manier. Doorgaans volgen de subvelden van een authority dezelfde structuur als de tegenhanger in de bibliografische velden.
In het overzichtsscherm van een formaat in AFO 152 vindt u het icoon, Element/Groep profielen (EG). Net als bij de bibliografische formaten kunnen ook voor authorities deze profielen worden aangemaakt voor een uniforme display van gegevens in diverse AFO's. Raadpleeg de helpfunctie bij AFO 151 voor meer informatie over element/groepsprofielen.
Als u kiest voor de tweede optie uit het hoofdmenu van AFO 152, Databases, dan verschijnt een overzicht van de authoritydatabases die reeds zijn gedefinieerd:
U kunt met het icoon een nieuwe database toevoegen. Als u dat doet, verschijnt het volgende dialoogvenster:
De kenmerken van een authority database in AFO 152:
|
Kenmerk |
Betekenis |
|
Nummer |
Het database identificatienummer. Het bestand met nummer 1 is altijd een systeembestand, de eerste nieuwe database krijgt dus nummer 2 enzovoort. Bij het creëren van een nieuwe database wordt dit nummer automatisch ingevuld; het is aan te raden dit nummer niet te wijzigen alhoewel dat wel zou kunnen in dit venster. |
|
Naam |
Een naam voor de database die de inhoud kort beschrijft. |
|
Directory |
De directory (namespace geheten binnen de Caché database server) waar de database moet worden opgeslagen. U kunt een andere directory/namespace kiezen dan de huidige namespace, maar dan moet die namespace wel een correcte V-smart namespace zijn. |
|
Formaat |
Het authority formaat voor de database. |
|
Bestandstype |
Om te bepalen of dit bedoeld is voor een lijst, uitgebreide authorities of een thesaurus (zie paragraaf 152.2.1 voor een toelichting). |
|
Commentaar en notities |
Vrije tekst |
|
Record teller |
Dit is een volgnummer voor de authority records in de database. De teller zal voor een nieuwe database altijd op 0 staan. Nadat de database in gebruik is genomen en gevuld met record ziet u de teller oplopen. Op deze plaats is het mogelijk de teller aan te passen. Waarschuwing: verander de teller nooit van een database die in gebruik is zonder vooraf overleg met de helpdesk. |
|
In gebruik |
Zolang dit kenmerk niet is aangevinkt kan de database niet in gebruik worden genomen. U kunt ook later een reeds gebruikte database buiten gebruik stellen zonder hem fysiek te moeten verwijderen. |
|
Aantal kopieën opslaan |
Van een gewijzigd authority record kunnen eerdere versies worden bewaard. Het aantal versies dat wordt bewaard kan hier worden gedefinieerd. |
|
Inclusief archiefbestand |
Als een authority record wordt geschrapt, en de parameter "Inclusief archiefbestand" staat op Ja, dan wordt de laatste versie van het record bewaard in het archiefbestand. |
|
Administratieve informatie toegestaan |
Voor autthority records moet deze parameter op Nee staan. |
|
Nieuw record maken toegestaan |
Mogen er nieuwe authorities in deze database worden aangemaakt |
|
Genormaliseerde vorm in hoofdletters |
Voor de indexen worden de termen genormaliseerd, dwz interpunctie verwijderd en eventueel omgezet naar hoofdletters. |
|
Genormaliseerde vorm met diacrieten |
Diacrieten wel of niet opslaan in de genormaliseerde vorm. Indien u hier voor kiest worden Boll en Böll twee verschillende auteurs in de database. |
|
Controleer op near matches |
Wanneer een nieuwe authority wordt ingevoerd bij het titelbeschrijven in 111 of het authoritybeheer in 113 kan het systeem controleren of er al soortgelijke termen in de database aanwezig zijn. De gebruiker krijgt dan een waarschuwing om eventuele verdubbelingen te voorkomen. Dit geldt alleen voor databases met auteursnamen. |
Nadat u bovenstaande definitie heeft opgeslagen dient u deze definitie opnieuw op te roepen door deze database te selecteren uit de lijst en te klikken op het icoon . Nu ziet u nog twee kenmerken.
|
Opslag data mapping |
Dit is niet in gebruik voor authority databases. |
|
Weergave data mapping |
Bepaalt de inhoud van een verkorte weergave van een record. Voor elk van de vijf op te geven elementen kan een rij velden of subvelden worden opgegeven. Het eerste gevonden veld in een record uit deze rij wordt dan gebruikt. (Dus als het eerste opgegeven veld niet bestaat, presenteer dan de tweede, is die er ook niet, presenteer dan de derde, etc.) |
De authorities kunnen los van bibliografische records worden opgezocht in AFO 111 tijdens het invoeren, in AFO 113 tijdens beheer of in de webopac in een browse zoekactie. In een index worden gegevens opgeslagen zodat snel een koppeling kan worden gevonden naar een authorityrecord waar de gevraagde gegevens in te vinden zijn.
Voor het definiëren van indexen kunt u gebruik maken van zogenoemde mechanismesets. U kunt daarvoor gebruik maken van voorgedefinieerde mechanismesets. Het is niet mogelijk uw eigen mechanismesets te maken.
Een mechanismeset is een set van indexeringsregels die voor bepaalde soorten velden van toepassing kunnen zijn. Zo ziet de mechanismesets voor woorden er als volgt uit:
1.
Verzamel de data uit de velden en subvelden die in aanmerking komen.
2.
Verwijder alle interpunctie en zet er een spatie voor in de plaats.
3.
Verwijder alle voorlopende spaties, volgspaties en dubbele spaties.
4.
Bepaal wat de individuele woorden zijn.
5.
Transformeer diacritieten naar non-diacritien in hoofdletters.
6.
Transformeer die woorden naar hoofdletters.
7.
Verwijder woorden die in lijst van stopwoorden staan.
8.
Bepaald wat de presentatievorm van het woord moet zijn.
9.
Creëer automatische referenties voor de termen.
V-smart kent 8 van deze standaard mechanismesets. U kunt ze gebruiken voor het definiëren van uw eigen indexen.
In AFO 152 kiest u voor Indexen en klikt u op het pictogram . Een dialoogvenster verschijnt waarin u definieert hoe de index moet worden opgebouwd.
Geef de index een naam en verwoording; voer optioneel commentaar in.
|
Eigenschap |
Omschrijving |
|
Mechanisme set |
Selecteer een mechanismeset die gebruikt moet worden voor het bouwen van deze index. See sectie 152.5.1 voor een toelichting. |
|
Authority bestand(en) |
Selecteer de database(s) waarop de index van toepassing is. |
|
Zoek directorie |
De namespace waarin de index staat die gebruikt wordt voor zoeken. Normailter de default (MASTER) namespace. |
|
Update directorie |
De namespace waarin de index gebouwd/herbouwd wordt. Normailter de default (MASTER) namespace. |
|
Beschikbaar voor staf zoekscherm |
Geef aan of deze index beschikbaar is voor zoekacties door het personeel (d.w.z. op het standaard zoektabblad in
AFO 111, 211, 321, 421 enz.). |
|
Combineren meerdere subvelden |
Normaliter wordt er een aparte ingang aangemaakt voor elk gedefinieerd subveld. Als deze optie is aangevinkt, worden alle subvelden gecombineerd tot een enkele ingang. |
|
Display Bladeren |
Optioneel kunt u een Element/Groep profiel kiezen dat gebruikt wordt voor presentatie in de resultaatlijst. Dit kan bijv. handig zijn voor classificatie indexen.. |
|
Gebruikt voor bibliografische bestanden |
Het is mogelijk één of meer bibliografische indexen te selecteren die deze database gebruiken. Normaliter zijn vooro bibliografische databases alleen bibliografische indexen beschikbaar. Met deze optie kunnen authority indexen ook beschikbaar worden gesteld. |
|
Uitgezonderde relaties |
Selectie van relatie-types die moeten worden uitgesloten bij de bouw van de index. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om een authority index te bouwen uitsluitend op auteurs die als onderwerp gebruikt worden (deze hebben een ander soort relatie-type dan auteurs die als hoofdauteur gebruikt worden). |
Let op:
Een nieuw gedefinieerde index wordt niet automatisch gevuld bij het definiëren ervan. Dat gebeurt pas als u nieuwe records maakt of importeert, of als u bestaande records oproept in de editor van AFO 113 en weer bewaart. Een optie om een gehele herindexering uit te voeren vindt u in AFO 158.
Indexen zijn beschikbaar in de V-smart client wanneer de parameter “Beschikbaar voor staf zoekscherm” is aangevinkt. Voor de WebOPAC kunt u apart aangeven of een index beschikbaar is (via de WebOPAC preferences). Dit stelt u in staat verschillende indexen aan te bieden voor personeel en publiek.
Stopwoorden zijn woorden die niet worden geïndexeerd. Tevens worden deze woorden genegeerd wanneer ze worden ingevoerd als onderdeel van een zoekterm.
Stopwoorden kunnen per taal ingesteld worden, aangezien wat in de ene taal een lidwoord is (Frans: “la”) in de andere taal een zelfstandig naamwoord kan zijn (Nederlands: “la”).
In het Smart formaat controleert het systeem de inhoud van tag 101 om de taal van de publicatie te bepalen. In het MARC21 formaat is dit afhankelijk van de setup van de restrictie index voor taal. Normaliter controleert het systeem eerst het taalveld in tag 008 en daarna tag 041.
Let op
De optie “Niet sorteren” heeft geen functie meer.
Als een stopwoordenlijst eenmaal gedefinieerd is, kan deze geassocieerd worden met een mechanisme set.
Referentielijsten worden gebruikt bij de automatische aanmaak van indextermen (bijv. voor auteursnamen met voorvoegsels zoals van den broek, 't hart, de la fontaine). De ingangen in deze lijsten zorgen er voor dat er additionele ingangen in de index zijn.
In feite zijn referentielijsten dus het tegenovergestelde van stopwoordenlijsten. Maar:
Wanneer er een algemene stopwoordenlijst is waarop het Franse lidwoord "LA" voorkomt, dan zorgt dit er voor dat deze term wordt genegeerd bij het indexeren en zoeken naar 'la maison'. Wanneer er ook een referentielijst voor auteursnamen is waarop ook het Franse lidwoord "LA" voorkomt, dan betekent dit dat u kunt zoeken op de auteur "la fontaine". en deze als gehele term vinden.
Deze zijn ook taalafhankelijk (zie hierboven bij stopwoordenlijsten voor een uitleg).
Als een referentielijst eenmaal gedefinieerd is, kan deze geassocieerd worden met een mechanisme set.
In karakterlijsten kunt u een lijst met karakters definiëren die gebruikt kan worden als onderdeel van een mechanisme set (zie hierboven). Wanneer u de mechanisme lijst ReplaceCharacter gebruikt, dan worden alle karakters gedefinieerd in de lijst vervangen door een spatie. Wanneer u de mechanisme lijst RemoveCharacter gebruikt, dan worden alle karakters gedefinieerd in de lijst verwijderd uit de te indexeren string.
Het vierde onderdeel van AFO 152 is Relaties. Een relatie is de koppeling die u kunt aanbrengen tussen een bepaald authorityrecord in de database en een bepaald ander record in dezelfde database.
In tegenstelling tot bibliografische titels is er voor authorities een kleinere set met relaties mogelijk. Het gaat bij het smart formaat voornamelijk om de zie, zie ook en zie vanaf verwijzigen:
Relaties worden altijd twee kanten uit gelegd. Als u bij een term een relatie legt naar een andere term, dan wordt de relatie ook automatisch bij de tweede term verzorgd.
Fietsen zie ook rijwielen: beide termen mogen worden toegekend, als u deze relatie legt bij fietsen, wordt bij rijwielen een zie ook verwijzing naar fietsen gelegd.
Rijwielen zie fietsen: fietsen moet worden gebruikt, wanneer u deze relatie bij rijwielen aanmaakt wordt bij fietsen een zie vanaf verwijzing naar rijwielen gelegd.
Fietsen zie vanaf rijwielen: fietsen moet worden gebruikt, wanneer u deze relatie bij fietsen aanmaakt wordt bij rijwielen een zie verwijzing naar fietsen gelegd.
· Document control - Change History
|
Version |
Date |
Change description |
Author |
|
|
1.0 |
May 2008 |
creation |
|
|
|
2.0 |
April 2010 |
new options for indexes; general overhaul |
|
|